Você lidera um negócio, uma área ou um time e quer definir a cultura organizacional de forma gerenciada.

Use este playbook para...

  • Definir a fundação da sua cultura organizacional para toda a empresa ou para uma área/time específico
  • Definir a visão e os valores que nortearão o desenvolvimento dos seus produtos e serviços

Requisitos

Para realizar os passos de forma remota, você precisará de:

  • Quadro branco virtual (ex: Miro, Figma)
  • Serviço de comunicação por vídeo (ex: Google Meet, Zoom)

Para realizar os passos de forma presencial, você precisará de:

  • Notas adesivas
  • Canetas marcadoras
  • Uma TV ou computador com acesso à Internet

Materiais

Tempo necessário

3,5 horas

O que é cultura?

Cultura é sempre um assunto muito debatido. Peter Drucker dizia que “a cultura come estratégia no café da manhã”. Quando alinhada com estratégia e liderança, uma cultura forte leva a resultados organizacionais positivos.

Ashley Goodall e Marcus Buckingham dizem, em seu livro Nine Lies About Work, que cultura importa porque contribui com a identidade, com os processos e com a visão da organização. Além disso, a cultura é a resposta que as pessoas dão quando são perguntadas sobre “como é trabalhar aí?”. Dizem ainda que a cultura define o quão duro as pessoas trabalharão e por quanto tempo ficarão em sua empresa.

Cultura possui algumas definições. Do livro Culture and Organizations (Gert Jan Hofstede et al.):

  • É o sistema de conhecimento de um grupo relativamente grande de pessoas
  • É o comportamento cultivado, é a totalidade do que uma pessoa aprendeu, da experiência acumulada ao qual é socialmente transmitida – ou, mais brevemente – comportamento através de aprendizado social
  • É a forma de vida de um grupo de pessoas – os comportamentos, as crenças, os valores e símbolos que elas aceitam (geralmente sem pensar sobre eles) e que são passados adiante por comunicação e imitação de uma geração para outra
  • É comunicação simbólica. Alguns desses símbolos incluem as habilidades, atitudes, conhecimentos, valores e motivações de um grupo. Os significados dos símbolos são aprendidos e deliberadamente perpetuados em uma sociedade através de suas instituições

Cultura é sempre um fenômeno coletivo e define o jogo social. As normas culturais definem o que é aceito ou não dentro de um grupo, além de orientá-lo em direção a um propósito compartilhado.

Essa é a nossa primeira dica para gerenciar o processo de definição de cultura. Valores, direção, crenças, comportamentos são palavras-chave que traduzem bem para conceitos de gestão estratégica como visão, missão e valores.

Visão, missão, valores e princípios

Qualquer pessoa líder já se deparou com os desafios de definição de objetivos ou foram questionadas por clareza de propósito. Na gestão estratégica, as ferramentas para isso são a visão, a missão e os valores. Eu particularmente gosto das definições disponíveis em Product Roadmaps Relaunched (Todd Lombardo et al.):

  • A visão é o resultado que você busca no longo-prazo. A visão nos diz para onde queremos ir
  • A missão é a intenção que você tem agora. É o propósito guiando você para realizar a sua visão
  • Valores são crenças e ideais que governam o comportamento. Se a visão nos diz para onde queremos ir, os valores nos ajudam a corrigir o rumo para a visão

Além dos valores, princípios também podem ser muito úteis já que são regras básicas que explicam ou controlam como algo deve funcionar.

Ao final deste workshop, você terá definido a visão, os valores e os princípios de sua cultura organizacional.

Como fazer

Configuração

Caso o workshop seja presencial, garanta que a sala reservada tenha o espaço necessário e coisas básicas, como uma mesa ou parede para posicionar as notas adesivas. Além disso, replique no espaço físico os exercícios disponíveis no quadro Miro. Imprima também a relação de valores universais (ao menos uma cópia por pessoa).

Caso o workshop seja realizado remotamente, basta copiar os materiais e compartilhar o acesso com as pessoas participantes.

Tamanho do grupo e composição

Um grupo com 4 à 10 pessoas é um bom tamanho. Quanto mais pessoas, mais difícil se torna a colaboração. É importante notar que o grupo participante desse workshop irá influenciar fortemente na definição da cultura da empresa, área ou time. Em empresas ou equipes recém-formadas, essas pessoas serão as pioneiras. No médio e no longo prazo, muito dos comportamentos organizacionais serão semelhantes aos comportamentos dessas primeiras pessoas.

Já em empresas e equipes já estabelecidas, a definição da cultura será mais análoga a um processo de codificação da cultura existente. Dessa forma, garanta que as pessoas participantes do workshop sejam as mais diversas possíveis. Assim, você terá maior chance de capturar os diversos elementos culturais implíticos da sua empresa, área ou time.

Passos

Boas-vindas e introdução

Comece explicando o propósito do workshop. Explique porque definir uma cultura é importante e quais são os resultados esperados do exercício.

Reflexão

Como aquecimento para as demais atividades, escolha um vídeo ao qual você julga inspirador e assista junto com as pessoas. Prefira conteúdos que tratem de conceitos abrangentes e que façam sentido para o grupo de pessoas ali presentes. Alguns exemplos:

  • Dare To Disagree (12:40): Margaret Heffernan argumenta o poder de discordar e como o conflito é importante para o progresso
  • We Are Software People (21:39): Jeff Lawson destaca as vantagens ilimitadas de criação de produtos e serviços quando se pensa na solução de problemas via software
  • Not Just Code Monkeys (21:28): Martin Fowler discute princípios éticos ligados ao desenvolvimento de software, pedindo às pessoas que advoguem pelos usuários dos produtos e serviços que desenvolvem

Peça que as pessoas façam anotações de qualquer coisa que acharem interessante. Após a conclusão do vídeo, inicie uma rodada de discussão. Pergunte o que as pessoas acharam mais interessante sobre o conteúdo. Agrupe as anotações em temas e siga para o próximo passo.

Agrupe os temas identificados na discussão

Valores

Com o grupo aquecido após a rodada de reflexão, descreva o que são valores para as pessoas:

Valores são crenças e ideais que governam o comportamento de um grupo de pessoas

Discuta, brevemente com o grupo, o número máximo de valores que desejam definir. Até dez valores é suficiente. Acima de oito valores, pode ser muito útil diferenciar quais valores são centrais e quais são aspiracionais. Jurgen Appelo define esses valores da seguinte forma:

  • Centrais: são aqueles que vêem naturalmente a você. Sem esses valores, você não seria você
  • Aspiracionais: são os valores que exigirão esforço para alcançá-los, pois eles não são naturais para você

Compartilhe então a lista de valores universais. A lista contém um pouco mais de 250 valores. Peça para cada pessoa que escolha os valores que mais se identificam. Dez minutos deve ser suficiente. Após o fim desse tempo, identifique as opções mais votadas e deixe o grupo discuti-las. Peça para as pessoas expressarem porque acham os valores importantes e que dêem exemplos de comportamentos aderentes à eles.

Vote nos valores e discuta-os

Nesse momento, pode acontecer do grupo decidir por um valor menos votado que fez mais sentido do que um valor que foi mais votado. Não tem problema, o importante é o consenso do grupo.

Essa discussão pode levar de 30 à 45 minutos. Após a conclusão da discussão, reserve 15 minutos para definir uma breve frase para cada valor.

Descreva brevemente os valores identificados

Princípios

Os princípios são úteis para descrever regras tangíveis na cultura da empresa. Lembre-se: valores são crenças e ideias que governam o comportamento de um grupo de pessoas enquando princípios são regras básicas que explicam ou controlam como algo deve funcionar.

Para esse exercício, descreva o que são os princípios e dê alguns exemplos. Discuta, brevemente com o grupo, o número máximo de princípios que desejam definir. Até dez princípios é suficiente.

Então, dê 10 minutos para que as pessoas pensem em princípios úteis para elas. Após o fim desse tempo, escolha uma das pessoas e peça que ela compartilhe os princípios que ela identificou. Então, pergunte quem identificou princípios semelhantes e agrupe-os.

Agrupe os princípios e estimule a discussão

Faça isso até identificar os todos os princípios levantados pelo grupo (esse agrupamento deve levar de 5 à 10 minutos).

Levante todos os princípios, agrupando temas relacionados

Após agrupar os princípios, peça para as pessoas expressarem porque acham os princípios importantes e que dêem exemplos e referências dessas práticas e ações. Essa discussão pode levar de 30 à 45 minutos. Após a conclusão da discussão, reserve 15 minutos para definir uma breve frase para cada princípio.

Assim como com os valores, defina os princípios

Caso você ou o grupo não veja relevância na definição de princípios, basta pular essa etapa.

Declaração de visão

Para a visão, o processo será mais mais estruturado. Antes de começar este passo, esclareça para o grupo o que é uma visão:

A visão é o resultado que você busca no longo-prazo. A visão nos diz para onde queremos ir

Uma boa declaração de visão contém os seguintes elementos:

  • O cliente (quem?)
  • O benefício ou necessidade (o quê?)
  • O que a torna única (como se difere?)

Dê exemplos de visões de empresas conhecidas e de como os elementos anteriores estão presentes nela. Tomando a Airbnb como exemplo:

Criar um mundo onde você pertença em qualquer lugar

E desmembrando os elementos da visão, temos:

  • Quem? Você, o cliente
  • O quê? Um senso de pertencimento
  • Como se difere? Em qualquer lugar do mundo

Para facilitar a definição da visão, use o seguinte template:

Um mundo onde [o cliente alvo] não sofre mais [do problema] por causa do [diferencial do produto/serviço]

Use o template para iniciar a discussão sobre a visão

Uma rodada de discussão de 20 minutos deve ser suficiente para identificar o cliente alvo, o problema e o diferencial do produto ou serviço.

Exemplo de uma visão para um serviço de verificação de fatos

Valores e princípios antes da visão?

Em seu livro Start With Why, Simon Sinek descreve que você sempre deve inspirar outras pessoas começando pelo porquê (seu propósito), então prosseguindo com o como as coisas devem ser feitas e, por último, o que deve ser entregue.

Desta forma, a discussão sobre a visão não deveria vir antes dos valores e princípios? Na minha experiência participando de discussões sobre visão e valores, a ordem da discussão sempre foi comutativa: os valores sempre são derivados das expectativas e aspirações das crenças pessoais presentes no grupo.

Além disso, valores e princípios geralmente são mais fáceis de discutir e elaborar do que a visão. No entanto, essa é apenas uma orientação e não uma regra: faça mudanças no workshop para se adequar à sua realidade. O resultado final será o mesmo, já que o último passo, o de criar seu documento de cultura, apresentará a visão antes dos valores e princípios.

Crie seu documento de cultura

Esse passo é pós-workshop. Com a visão, os valores e os princípios definidos, é hora de documentá-los em um formato apropriado para compartilhar com todas as pessoas relevantes. Minha recomendação é que exista uma versão em texto e que esteja disponível na sua base de conhecimento. Pode ser uma página no Confluence ou Notion ou até mesmo um Google Docs, o importante é que todo mundo tenha acesso ao documento.

Para facilitar o trabalho, use o template disponível nesse playbook. Após ajustá-lo com os elementos identificados para a sua cultura, faça uma última validação com o grupo de pessoas que participaram do workshop. Com o documento validado, compartilhe com todas as pessoas relevantes.

Considerações

Aproveite as pessoas participantes do workshop como embaixadoras da cultura recém codificada. Elas podem ajudar na disseminação e no reforço na cultura nas mais diversas ocasiões como: eventos internos, na definição de processos de recrutamento, em sessões de onboarding e em sessões de planejamento estratégico (ex: definição de OKRs e roadmap).

Um workshop semelhante foi feito para definir a cultura de Engenharia da N26 em julho de 2021. Na época, o time de Engenharia era composto por apenas cinco pessoas. Todas elas se tornaram responsáveis pelas sessões de onboarding de Engenharia. O documento de cultura da N26 Brasil está disponível publicamente para consulta.

Referências